Future Hackers and Builders ist der Förderverein der Hacker School, aus deren Umfeld wir kommen. Bis Ende Oktober bestand seine Website aus einer einzigen Seite mit ein paar Mail-Links. Wer Fördermitglied werden wollte, füllte einen Papierantrag aus, und danach begann die Handarbeit: Mitgliedsnummer vergeben, Bescheinigung schreiben, Rechnung stellen, Kontoauszüge durchsehen und im Folgejahr eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Alles im Ehrenamt.
Wir haben die Website neu aufgebaut und eine Mitgliederverwaltung dahinter gesetzt, die genau diese Schritte übernimmt. Seit Ende Oktober ist beides unter future-hackers-and-builders.de online.
Warum kein Standardprodukt
Für die Vereinsverwaltung gibt es fertige Software, und für viele Vereine ist sie die richtige Wahl. Hier sprachen drei Dinge für eine eigene Lösung.
Die Beitragsordnung kennt sieben Förderpakete für Privatpersonen und Unternehmen, freiwillige Mehrbeträge und eine Halbjahresregel für das Eintrittsjahr. Diese Regeln stehen im System an genau einer Stelle. Website, Antragsformular, Beitragsvorschau und Rechnung lesen alle daraus. Ändert die Mitgliederversammlung die Beitragsordnung, wird eine Datei angepasst.
Website und Verwaltung greifen auf dieselben Daten zu. Ein Antrag, der online eingeht, muss niemand abtippen.
Und es fallen keine Lizenzkosten an. Die Anwendung läuft im kostenlosen Tarif von Azure Static Web Apps, bezahlt werden nur Speicher und Mailversand. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt.
Der Antrag: online und trotzdem schriftlich
Der Mitgliedsantrag hat drei Schritte: Paket wählen, Angaben machen, Satzung und Datenschutzhinweise bestätigen. Schon im ersten Schritt zeigt die Seite, welcher Betrag im Eintrittsjahr fällig wird. Beginnt die Mitgliedschaft nach dem 1. Juli, halbiert er sich.
Weil die Satzung einen schriftlichen Antrag verlangt, bestätigen Antragstellende ihre Angaben über einen Link, den sie per Mail bekommen. Erst dann gilt der Antrag als eingegangen. Als Nachweis erhalten sie eine PDF-Kopie mit allen Angaben und den Zeitpunkten von Absenden und Bestätigung. Gegen Spam schützt ein Captcha eines europäischen Anbieters, das ohne Bilderrätsel auskommt.
Annehmen mit einem Klick
Im Verwaltungsbereich sieht der Vorstand jeden Antrag mit allen Angaben. Ein Klick auf „Annehmen“ vergibt die Mitgliedsnummer und erzeugt Mitgliedsbescheinigung und Rechnung, bei einem Eintritt im zweiten Halbjahr gleich mit dem halben Betrag. Bevor etwas verschickt wird, zeigt das System die PDFs und die Mail als Vorschau.
Auf jeder Rechnung steht ein GiroCode. Wer ihn mit der Banking-App scannt, hat Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck schon ausgefüllt. Das hilft auch dem Verein, denn ein korrekter Verwendungszweck macht den nächsten Schritt einfach.
Anmelden können sich nur eingeladene Vorstandsmitglieder, mit ihrem Microsoft- oder GitHub-Konto. Ein eigenes Passwort für die Vereinsverwaltung gibt es nicht. Jede Änderung wird mit Person, Zeitpunkt und altem und neuem Wert protokolliert.
Das Geld: Kontoauszug hochladen, Zuordnung prüfen
Im Vereinsalltag kostet der Zahlungsabgleich die meiste Zeit. Wer die Kasse führt, lädt den Kontoauszug als CSV-Datei hoch. Das System sucht im Verwendungszweck nach Rechnungs- oder Mitgliedsnummer und ordnet die Zahlung zu: Stimmt der Betrag, ist die Rechnung bezahlt, ist er kleiner, ist sie teilbezahlt. Überzahlungen und Buchungen ohne Treffer landen in einer Liste zur Prüfung. Eingänge, die keine Beitragszahlung sind, lassen sich dort direkt als Spende erfassen. Wird dieselbe Datei zweimal hochgeladen, erkennt das System die doppelten Zeilen.
Einmal im Jahr erzeugt ein Jahreslauf die Beitragsrechnungen für alle aktiven Mitglieder, auch hier erst nach einer Vorschau. Mahnungen gibt es in zwei Stufen mit festen Mindestabständen. Rechnungen werden nie gelöscht, sondern storniert, damit die Buchhaltung lückenlos bleibt.
Zuwendungsbestätigungen am Jahresanfang
Für die bezahlten Beiträge und Spenden des Vorjahres erstellt das System Sammelbestätigungen nach amtlichem Muster, Einzelbestätigungen für Spenden ohne Mitgliedschaft gibt es ebenfalls. Der Jahreslauf bleibt gesperrt, solange Finanzamt, Steuernummer und Bescheid nicht vollständig hinterlegt sind. So kann keine Bestätigung mit fehlenden Pflichtangaben hinausgehen.
Löschfristen, die eingehalten werden
Die Datenschutzerklärung nennt feste Löschfristen, und das System hält sie selbst ein. Ein nächtlicher Job löscht unbestätigte Anträge und alte Kontaktanfragen und anonymisiert ehemalige Mitglieder, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Eine Auskunft nach DSGVO ist ein Export auf Knopfdruck. Einmal pro Woche entsteht eine Sicherung in einem Speicher, der ein Jahr lang nicht überschrieben werden kann.
Auf der öffentlichen Website gibt es weder Tracking noch Cookies und deshalb auch kein Cookie-Banner.
Die Website selbst
Aus der einen Seite sind mehrere geworden: Mission, Mitgliedschaft mit Paketvergleich, eine Seite für Unternehmen, Transparenz nach den zehn Punkten der Initiative Transparente Zivilgesellschaft, FAQ, Neuigkeiten und eine Fassung in Leichter Sprache. Fördermitglieder, die zugestimmt haben, erscheinen mit Namen und Logo auf der Startseite. Diese Förderer-Wall pflegt sich aus der Mitgliederverwaltung.
Hinter dem Ganzen stehen mehr als 1.400 automatisierte Tests. Jede Änderung wird auf Barrierefreiheit, Ladezeit und Sicherheitseinstellungen geprüft, bevor sie online geht.
Was davon für andere Vereine gilt
Nicht jeder Verein braucht eine eigene Mitgliederverwaltung. Wo die Beitragsordnung einfach ist und die Website keine Anträge entgegennimmt, reicht Standardsoftware. Die Stellen, an denen ehrenamtliche Zeit verloren geht, sind aber fast überall dieselben: Anträge abtippen, Kontoauszüge von Hand abgleichen, Zuwendungsbestätigungen einzeln schreiben.
Wie wir solche Projekte angehen, haben wir in Beraten, umsetzen, betreiben beschrieben. Mehr zu unseren IT-Leistungen steht auf der IT-Seite.