Eine Stiftung will ihr Altsystem ablösen und zu Microsoft 365 wechseln. Ein Verein mit 30 Mitarbeitenden braucht jemanden, der ans Telefon geht, wenn der Drucker streikt oder ein Konto gesperrt ist. Ein Unternehmen hat eine Website, die niemand mehr gern anfasst. Und eine Organisation hat von allen Seiten gehört, sie müsse jetzt „etwas mit KI machen“, weiß aber nicht, was.
Das sind vier verschiedene Aufträge. Sie haben trotzdem eine gemeinsame Ursache: Es gibt keine IT-Abteilung, oder sie besteht aus einer Person, die eigentlich etwas anderes macht. Deshalb lösen wir sie auch nach demselben Muster.
Beraten: erst verstehen, dann empfehlen
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme. Welche Systeme gibt es, wer nutzt sie wofür, was davon funktioniert und wird nur nicht geliebt? Bei der Stiftung mit dem Altsystem heißt das: Datenbestände sichten, Zugriffsrechte je Projekt klären, entscheiden, was mitwandert und was archiviert wird.
Bei KI ist dieser Schritt noch wichtiger. Die meisten Organisationen brauchen keine Strategie auf zwanzig Seiten, sondern zwei oder drei konkrete Stellen, an denen ein Werkzeug spürbar Arbeit abnimmt: Förderanträge vorformulieren, wiederkehrende Anfragen beantworten, Protokolle zusammenfassen. Welche davon sich lohnt und was dabei rechtlich zu beachten ist, klären wir, bevor jemand eine Lizenz kauft.
Manchmal lautet die Empfehlung auch, nichts Neues anzuschaffen und das Vorhandene richtig einzurichten.
Umsetzen: passend statt von der Stange
Die Umsetzung richtet sich nach dem, was die Bestandsaufnahme ergeben hat, nicht nach einem Standardpaket. Eine Microsoft-365-Umgebung für eine Stiftung mit wechselnden Projektteams und Ehrenamtlichen sieht anders aus als die für ein Büro mit festem Personal. Eine Website für eine Organisation, die vor allem Spenden sammelt, braucht andere Schwerpunkte als eine, die Beratungsangebote erklärt.
Für KI gilt dasselbe. Oft genügt es, ein vorhandenes Werkzeug sauber einzuführen und die Mitarbeitenden zu schulen. Wo das nicht reicht, bauen wir eigene Assistenten, die auf das Wissen der Organisation zugreifen. Wie so etwas aufgebaut ist, haben wir in Drei Bausteine für KI-Assistenten beschrieben.
Betreiben: nach dem Projekt ist vor dem Alltag
Hier entscheidet sich, ob ein Projekt gelungen ist. Eine frisch migrierte Umgebung ohne Patch-Management, Backups und Ansprechperson ist nach einem Jahr wieder ein Altsystem.
Deshalb bleiben wir nach der Einführung da: mit Updates, Backup-Routinen, Benutzerverwaltung und First-Level-Support, der Anfragen annimmt, dokumentiert und löst. Welches Ticketsystem wir dafür einsetzen und warum, steht in Vier Ticketsysteme im Praxistest.
Der Vorteil für euch: Wer den Betrieb übernimmt, hat die Umgebung selbst aufgebaut und kennt ihre Eigenheiten. Niemand muss sich erst einarbeiten, wenn es brennt.
Warum alles aus einer Hand
Man kann Beratung, Umsetzung und Betrieb auch bei drei verschiedenen Dienstleistern einkaufen. Dann berät jemand, der die Folgen im Betrieb nicht tragen muss, und betreut jemand, der die Entscheidungen nicht getroffen hat. Das Wissen darüber, warum etwas so eingerichtet ist, geht an jeder Übergabe ein Stück verloren.
Bei uns bleibt es im selben Team. Das macht Empfehlungen vorsichtiger, weil wir sie später selbst betreuen, und den Betrieb günstiger, weil keine Übergabe zu bezahlen ist.
Wann ihr uns nicht braucht
Wenn ihr eine eigene IT-Abteilung habt, die ihre Arbeit gut macht, ergänzen wir sie höchstens bei Spezialthemen. Wenn ihr nur einmalig ein Gerät eingerichtet haben wollt, ist der Computerladen um die Ecke schneller. Und wenn ihr eine Website mit drei Seiten braucht, die sich danach nie wieder ändert, ist ein Baukasten die ehrlichere Lösung.
Wir passen am besten zu Organisationen, die IT brauchen, aber keine eigenen Leute dafür haben. Ob das bei euch so ist, lässt sich in einem kurzen, unverbindlichen Termin klären.