„Ihr könnt nichts kaputt machen. Probiert euch einfach aus!“
Diesen Satz haben wir in einem Termin kurz vor der Umstellung gesagt. In IT-Projekten kann man ihn selten mit so gutem Gewissen sagen. Und vermutlich war er der wichtigste des ganzen Projekts.
Wir haben die Hacker School gGmbH beim Wechsel ihrer HR-Software von Flair zu Personio begleitet, in drei Etappen.
1. Der Blick ins Archiv
Bevor auch nur ein Datensatz umzog, haben wir uns angeschaut, was über die Jahre zusammengekommen war: Verträge, Gehälter, Abwesenheiten, persönliche Angaben. Das sind Informationen, die Menschen ihrem Arbeitgeber anvertrauen. Also erst sichten, aufräumen und Zugriffsrechte klären. Datenschutz war hier kein Kapitel am Ende, sondern der rote Faden.
2. Der Umzug
Die Übertragung lief in Etappen, mit einer Prüfung nach jedem Schritt. Parallel haben wir Personio so eingerichtet, dass es zu den Abläufen der Organisation passt. Alles in enger Abstimmung mit unserer Ansprechpartnerin bei der Hacker School.
3. Das Ankommen
Für die Mitarbeitenden war der Wechsel deutlich spürbar: eine neue Oberfläche, neue Wege für Zeiterfassung und Abwesenheiten. Neue Systeme lösen oft erst einmal Respekt aus. Was, wenn ich etwas falsch klicke?
Genau da setzte unser Satz an. Statt dicker Handbücher gab es die Einladung, einfach loszulegen: klicken, testen, einen Probe-Urlaubsantrag stellen. Dazu kamen kurze Anleitungen und offene Ohren für jede Frage.
Heute nutzt das Team Personio ganz selbstverständlich.
Was wir mitnehmen
Change Management beginnt nicht mit Schulungsfolien, sondern damit, Menschen die Unsicherheit zu nehmen. Wer neugierig ausprobieren darf, fühlt sich viel schneller zu Hause.
Es ist nicht der einzige Systemwechsel bei der Hacker School. Wie das Fundraising von Salesforce nach Microsoft Dynamics umgezogen ist, steht in Erst die Förderlogik, dann die Daten.
Danke an das Team der Hacker School gGmbH für das Vertrauen, die Offenheit und den Mut zum Ausprobieren!